Älykäs dokumenttien hallinta

Helpompaa tiedostojen hallintaa ja löytämistä

Ratkaisu käyttää generatiivista tekoälyä lukemaan tiedostot ja luomaan niille avainsanat, kuvauksen ja poimimaan asiakirjan tyypin (metadatat).

Sovitaan tapaaminen

Blogi

Haluatko säästää aikaa ja helpottaa oikeiden tiedostojen löytymistä?

Tiedon hallinta ja löydettävyys ovat kriittisiä tekijöitä kaikille organisaatioille, jotka pyrkivät parantamaan tuottavuuttaan ja tietotyönsä tehokkuutta.

Sharepoint, yksi suosituimmista tiedostojen hallintajärjestelmistä, tarjoaa perusrakenteen metadatan hallintaan, mutta sen potentiaali jää usein hyödyntämättä manuaalisen työn vaatimuksen vuoksi.

Luo jatkossa avainsanat, asiakirjan tyyppi ja kuvaus tiedostoillesi automaattisesti.

Tämä fiksu automaatio toimii taustalla näin:

Käyttäjä lataa uuden dokumentin Sharepointiin tai Teamsiin -> automaatio käynnistyy.
Dokumentin sisällöstä poimitaan sen ensimmäiset sivut (riittävä määrä kertomaan dokumentin sisällöstä)
Tekstisisältö lähetetään tietoturvallisesti GPT-kielimallille, joka on koulutettu ymmärtämään ja analysoimaan tekstiä syvällisesti.
Azure OpenAI:ssa oleva kielimalli analysoi tekstin, valitsee halutut metatiedot (avainsanat, tyyppi, kuvaus) ja palauttaa sitten tiedot rakenteellisessa muodossa, (JSON), joka soveltuu koneelliseen käsittelyyn
Tämä vastaus käsitellään ja poimitut metatiedot tallennetaan automaattisesti dokumentin metadatasarakkeisiin Sharepointissa.

Älykäs dokumenttien hallinta lyhyesti

Prosessi

Tiedostojen hallinta. Metatietojen lisäys.

Työkalut/teknologia

Microsoft Sharepoint

Microsoft Power Automate

Azure Functions (Python)

Microsoft Azure OpenAI

Kenelle tämä sopii?

Microsoft 365 -palveluita (Sharepointia / Teamsia) käyttävät yritykset, jotka haluavat parantaa tiedonhallintaa & nopeuttaa oikeiden dokumenttien löytämistä.

Miksi Älykäs dokumenttien hallinta?

Helppous ja ajansäästö
- Manuaalisen metatiedon syötön tarve poistuu, mikä vapauttaa työntekijät turhasta käsityöstä.
Parempi tiedon löydettävyys
- Kun metatieto on johdonmukaisesti ja tarkasti lisätty, tiedostot ovat helpommin löydettävissä ja luokiteltavissa.
Yhtenäinen tietojen hallinta
- Automaatio varmistaa, että kaikki dokumentit käsitellään samalla tavalla, mikä johtaa yhtenäisiin ja vertailukelpoisiin metatietoihin.
Nopea ja kustannustehokas käyttöönotto
- Käyttöönotto on sujuvan suoraviivainen kun käytetään
  Cloud112:n valmiiksi luomia komponentteja asiakastoteutuksessa.

Sovitaan tapaaminen

Kysy asiantuntijalta

Kysy vinkkejä tai lisätietoja palveluistamme joko laittamalla viestiä tai lähettämällä yhteydenottolomakkeen niin otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.

Laita SMS 045 4908587

Laita sähköposti info@cloud112.fi

Tai täytä alla oleva lomake

Follow Us

Olemme dynaaminen Microsoft-pilvipalvelujen asiantuntijayritys, joka tarjoaa sinulle fiksuja ratkaisuja moderniin tietotyöhön, tekoälyyn, automaatioon ja pilven tietoturvaan.