Heräsin tähän huomioon itsestäni: olen aina halunnut kehittää asioita kokeilemalla niitä heti käytännössä. Tämä näkyy edelleen elämässäni ja koen, että se on suurin syy miksi opin mielestäni keskivertoa nopeammin uusia asioita.

Toimin joitain vuosia sitten roolissa, jossa vastuullani oli pieni pilviasiantuntijaporukka ja myyntitiimi. Ison organisaation palasena mietin usein "Tähän on oltava helpompi tapa".

Yhtenä tehtävänämme oli töiden laskutus päämiehen järjestelmistä tekemällä jokaisesta työstä manuaalinen laskutuspyyntö heidän portaalissaan. Nämä laskutukset tuli raportoida palkkiointia ja seurantaa varten ja tämä raportointivaihe oli manuaalinen copy-paste-tyylinen tehtävä.

Tällöin mietin jälleen "Tähän on oltava helpompi tapa".

Olin tuolloin tietoinen Microsoftin Power Automatesta ja kokeilin sitä tämän raportointiprosessin helpottamiseen. Sainkin nopeasti rakennettua työnkulun, joka poimi jokaisesta manuaalilaskutuspyynnön vahvistussähköpostista tarvittavat tiedot raportointia varten ja tallensi ne Exceliin.

Toinen tämän tiimin töihin liittyvä keskeinen tehtävä oli asiakastöiden tuntikirjaukset. Kaipasimme vain yksinkertaista tapaa kirjata asiakkaille tehdyt tunnit - emme tarvinneet tuolloin mitään muuta. Kokeilimme erillistä maksullista työkalua tähän ja se tuntui hankalalta ja kalliilta. Excel ei myöskään aiheuttanut hurraahuutoja.

Mietinkin taas: "Tähän on oltava helpompi tapa".

Microsoftilta löytyy työkalu nimeltä Power Apps, joka mahdollistaa uusien sisäisten työkalujen kehittämisen nopeasti. Aloin toteuttaa tuntikirjaussovellusta käyttöömme ja sain sen valmiiksi "hakattuani päätä seinään" pari päivää. Tämä sovellus oli sekä helpompikäyttöinen kuin manuaalisesti täydennettävä Excel että rahaa säästävä, koska se ei vaatinut kuin jo käyttäjiltä löytyneen Microsoft 365-lisenssin.

Arjen helpottuminen sai minut innostumaan Microsoftin Power Platformista ja low-codesta niin paljon, että huomasinkin pian olevani toteuttamassa samantyyppisiä custom-ratkaisuja asiakkailleni. Tämä tekeminen on vain kasvanut vuodesta toiseen.

Power Platform-työkalut mahdollistaa automaatioiden, sovelluksien, keskustelubottien nopean teon sekä niiden yhdistämisen M365-palveluihin ja oikeastaan mihin tahansa järjestelmään, jossa on jonkinlainen Rest-rajapinta.

Vaikka kaikkeen ei kannatakaan rakentaa omia työkaluja niin voin silti vahvasti suositella tunnistamaan omasta yrityksestäsi suoraviivaistamista kaipaavia prosesseja ja helpottamista kaipaavaa manuaalista työtä. Low-code on tehokasta riippumatta yrityksesi koosta. Olit sitten yksin yrittäjä tai työllistätte tuhansia ihmisiä - joka yrityksessä on varmasti sopivia käyttökohteita.

Viikkojen ja kuukausien sijaan tunteja ja päiviä

Kokeiluita on nopea tehdä low-codella ja niiden jälkeen on helpompi päättää mennäänkö niiden kanssa tuotantoon. Väitän myös, että low-codella tehdyt nopeat PoCit ja MVP:t auttavat validoimaan idean toteutuskelpoisuuden ja määrittelemään tarpeen myös paremmin.

Näetkö potentiaalia omaan yritykseesi? Alla lisää ideoita.

Tietotyön automaatio- ja sovelluskohteita low-codella toteutettaviksi

• "Kevyt-integraatiot": tiedon siirtäminen järjestelmästä toiseen ajastetusti tai tiedon muuttuessa

• Tiedon ajantasaisuuden ylläpitäminen: automaattiset muistutukset vanhentuneesta Sharepoint Intranet-sisällöstä

• Kokonaiskuvan hahmottaminen: koontinäkymä eri tietojärjestelmistä löytyviin tietoihin

• Hyväksynnät: vaaditaanko yrityksessäsi hyväksyntää eri asioille? Rekrylupa, lomalupa, hankinnan hyväksyntä... miten toimisi, jos tätä ei enää tehtäisi viestillä, puhelulla tai hankalan lomakkeen kautta käsin vaan työnkululla?

• Tilannekuvaa kentältä: puhelinsovelluksesta tiedostojen, kuvien tai määrämuotoisen lomakkeen kautta tietoa suoraan tietojärjestelmään

• Tiedon helpompi syöttö: sovellus, jolla ylläpitää, katsella tai syöttää tietoa tietokantoihin, Exceleihin, Sharepoint-luetteloihin

• Asioiden seuranta ja hallinta: tehtävien hallinta, projektien seuranta, muutosten hallinta, käyttöomaisuuden hallinta

• ...

Vinkkejä käyttötapausten löytämiseen

• Tunnista työtehtävät, joissa käyttäjä tekee copy-pastea. Mieti voisiko tieto siirtyä automaattisesti paikasta toiseen tai voisiko tiedon syöttämiseen olla helpompi käyttöliittymä.

• Ratkooko mikään olemassa olevista järjestelmistä tai työkaluista tätä automaattisesti?

• Pohdi onko teillä tiettyjä seurantaan käytettyjä ja käsin hallittavia Excel-tiedostoja jatkuvassa käytössä, jota mikään tietojärjestelmä ei korvaa.

• Mieti missä kohtaa prosesseja on "pallon putoamisen" riski

• Tunnista löytääkö käyttäjät etsimänsä tiedon aina helposti, jos ei löydä niin missä tieto sijaitsee?

• Kysy ja kannusta työporukkaasi miettimään "Jos mikä tahansa olisi mahdollista niin minkä manuaalisen työtehtäväsi poistaisit, jos se olisi automatisoitavissa".

• Asia voi olla pieni tai iso. 5 min ajansäästö joka päivä on jo vuositasolla aikamoinen määrä minuutteja.

Tsemppiä!

Juttelen mielelläni näistä aiheista tarkemminkin.

Laitetaanko teillekin low-code sovellus tai automaatio tulille? Varaa täältä kartoittava demo!