Nyt kun on vuosi hypetetty chatboteista ja AI-assistenteista, niin voi unohtua, että ei generatiivisen tekoälyn hyödyt rajaudu "chatboksin sisälle". Menee vielä aikaa ennen kuin meidät kokonaan korvataan boteilla, joten kerronkin tänään yhden esimerkin automaatiosta, joka voi auttaa tiedonhallinnassa vaikka heti - ilman chatbotia.

"Älykäs dokumenttikirjasto Sharepointissa - Kuinka tekoäly voi mullistaa tiedonhallinnan"

Tiedon hallinta ja löydettävyys ovat kriittisiä tekijöitä kaikille organisaatioille, jotka pyrkivät parantamaan tuottavuuttaan ja tietotyönsä tehokkuutta. Sharepoint, yksi suosituimmista tiedostojen hallintajärjestelmistä, tarjoaa perusrakenteen metadatan hallintaan, mutta sen potentiaali jää usein hyödyntämättä manuaalisen työn vaatimuksen vuoksi.

Metatieto - avainsanat, dokumentin tyyppi, kirjoittaja, julkaisupäivä - on tiedoston DNA, joka mahdollistaa nopean haku- ja luokittelukyvyn. Sharepointin tiedostokirjastot tarjoavat metadatasarakkeita, jotka voivat parantaa tiedon löydettävyyttä huomattavasti, mutta tämän tiedon manuaalinen syöttö on aikaa vievää ja virhealtista. Tästä syystä monet käyttäjät jättävät tämän kriittisen vaiheen tekemättä.

Uuden aikakauden ratkaisu tähän ongelmaan on tekoälyn hyödyntäminen. Kuvittele skenaario, jossa jokainen uusi dokumentti, joka ladataan Sharepointiin tai Teamsiin, analysoitaisiin automaattisesti. Tekoäly voi ottaa dokumentin sisällön, tunnistaa sen keskeiset elementit ja ehdottaa metatietoja - kaikki ilman ihmisen puuttumista.

Tässä esimerkki älyllä varustetusta tiedostokirjastosta, jonka tiedostojen metatiedot ovat automaation luomia:

Tässä prosessissa automaatio toimii seuraavasti:

• Kun käyttäjä lataa uuden dokumentin Sharepointiin tai Teamsiin, automaatio käynnistyy.

• Dokumentin sisältö poimitaan ja sen alkuosa - yleensä riittävä kertomaan dokumentin sisällöstä - valmistellaan analysointia varten.

• Tämä tekstisisältö lähetetään GPT-kielimallille, joka on koulutettu ymmärtämään ja analysoimaan tekstiä syvällisesti.

• GPT-malli analysoi tekstin ja valitsee dokumentille tyypin, poimii keskeiset avainsanat ja luo tekstistä tiivistelmän. Se palauttaa tiedot rakenteellisessa JSON-muodossa, joka soveltuu koneelliseen käsittelyyn.

• Tämä vastaus jatkokäsitellään ja tärkeät elementit tallennetaan automaattisesti dokumentin metatietoihin Sharepointissa.

Tällaisen automaation hyödyt:

Aikasäästöt: Manuaalisen metatiedon syötön tarve poistuu, mikä vapauttaa työntekijät monotonisista tehtävistä.

Tarkkuus: Tekoäly voi tunnistaa relevantteja avainsanoja ja luokkia, jotka saattavat jäädä ihmiseltä huomaamatta.

Parempi tiedon löydettävyys: Kun metatieto on johdonmukaisesti ja tarkasti lisätty, tiedostot ovat helpommin löydettävissä ja luokiteltavissa.

Yhtenäinen tietojen hallinta: Automaatio varmistaa, että kaikki dokumentit käsitellään samalla tavalla, mikä johtaa yhtenäisiin ja vertailukelpoisiin metatietoihin.

Tämän teknologian avulla organisaatiot voivat siirtyä reaktiivisesta tiedonhallinnasta proaktiiviseen ja älykkääseen tiedon hyödyntämiseen. "Älykäs dokumenttikirjasto" ei ole enää mikään suuri utopistinen investointi, vaan nopeasti ja helposti käyttöönotettavissa oleva automaatio, joka voi tuoda mukanaan merkittävää tehostusta työhön.

Laitetaanko teillekin älyä dokumenttikirjastoon? Varaa täältä kartoittava demo!