Joko yrityksessäsi on testattu Copilot for Microsoft 365 -palvelua? Olin hiukan skeptinen aluksi sen soveltuvuudesta kaikille tietotyöntekijöille, mutta käytettyäni sitä jo jonkin aikaa olen huomannut sen koko ajan ottaneen kehitysaskelia eteenpäin.

Microsoftin panostukset Copilotin kehittämiseen on suuria, joten vauhti vain kiihtyy laajojen kielimallien ja tekoälyn yleisen kehityksen myötä takuuvarmasti.

77% Copilotin käyttäjistä ei halua enää ikinä luopua siitä

Copilot for Microsoft 365 -palvelua käyttäneistä työntekijöistä 77% on saanut niin suuria hyötyjä ja helpotuksia elämäänsä, etteivät he enää halua luopua sen käytöstä. Valtaosa käyttäjistä on saanut apuja kuten

• Tiedostojen luonnosversioiden teko entistä nopeammin (85% käyttäjistä sanoi näin)

• Ajansäästö oikeiden tiedostojen löytämisestä yrityksen Microsoft 365 -palvelusta (75% käyttäjistä sanoi näin)

• Korkeampi tuotteliaisuuden taso (70% käyttäjistä sanoi näin)

• Ajansäästö sähköpostin käsittelyssä (64% käyttäjistä sanoi näin)

• Kun ei ehtinyt Teams-kokoukseen niin sai kuitenkin jälkikäteen lähes 4 kertaa nopeammin kiinni siitä, mitä päätöksiä ja tehtäviä kokouksesta oli jäänyt.

  (86% sanoi, että on helpompaa päästä kärryille asioista yleisesti - saapuneet viestit, käydyt keskustelut, palaverit)

Käyttäjät raportoivat säästäneensä ajallisesti 29% kolmen peräkkäisen työtehtävän tekoon käytetystä ajasta hyödyntämällä Copilot for Microsoft 365:sta. (tiedonhaku, kirjoittaminen ja yhteenveto)

Omat kokemukseni

Jos peilaan omia kokemuksiani noihin tutkimustuloksiin niin en voi olla kuin samaa mieltä.

Olen Copilotia käyttämällä päässyt eroon niin sanotusta valkoisen paperin syndroomasta kun avustaja on antanut nopeasti siltä kysymällä ideoita tekstini pohjaksi. Valmista ja julkaisukelpoista tekstiä se ei kyllä tuota, eikä sitä siltä kuulu odottaakaan - ihminen on edelleen ja jatkossakin vastuullinen tuotoksen validoinnista.

Copilot tekoälyavustajani on hyvä löytämään oikean tiedoston sitä kaivatessani. Kansiorakenteiden merkitys (ja klikkailu) alkaa siinä mielessä vähentyä.

Kokouksissa Copilot for Microsoft 365 on ihan timanttia!

En enää joudu keskittymään sekä muistion tekoon että keskusteluun samanaikaisesti sillä Teams-kokouksen tekoälyapuri tekee muistion ja poimii sovitut asiat puolestani!

Koen olevani merkittävästi tuotteliaampi. Se näkyy myös asiakastyössä niin että pääsen nopeasti ajan tasalle siitä, että mitä asiakkaan kanssa sovittiin viimeksi.

Copilot osaa myös yleisesti laajasti eri asioita (+hakee netistä nopeasti vastauksia), joten myös asiakkaani säästävät rahaa kun minä käytän tekoälyä apunani.

Työhöni asiakkaiden Microsoft 365-palvelun muutokset ja kehitys ja myönnän, että kaikki asiat eivät millään voi olla muistissani koko ajan - eteenkään tietyt konfiguraatiomuutokset, joita harvemmin tekee. Copilot on oiva apuri, joka auttaa löytämään ratkaisumallin (lähes) asiaan kuin asiaan.

Ja kuten huomaat... en itsekään halua enää luopua Copilot for Microsoft 365:sta.

Missä kaikissa sovelluksissa Copilotista sitten on hyötyä?

Copilot for Microsoft 365 on oikeastaan kattaus eri tekoälyapureita. Se löytyy Teamsista ja Edge-selaimesta Chat GPT-tyyppisenä käyttöliittymänä sillä erolla, että se tuntee yrityksesi kontekstin ja pystyy yhdistämään kalenteriisi, sähköpostiisi ja kaikkiin tiedostoihin M365:ssä, joihin sinulla vain on käyttöoikeus.

Lisäksi ainakin PowerPoint, Word, Outlook, Excel ja OneNote on saanut omat apurinsa.

PowerPointissa voit esimerkiksi pyytää sitä kertomaan mistä avoinna olevassa PowerPoint-esityksessä on kyse. Tai voit pyytää sitä generoimaan esimerkiksi Word-tiedoston pohjalta PowerPoint-esityksen.

Wordissa ja OneNotessa voit myös pyytää sitä tiivistämään avoinna olevan tekstin sisältöä tai luomaan uutta sisältöä. (valkoisen paperin syndrooman tappaja)

Yllä olevalla esimerkkikehotteella sain esimerkiksi generoitua alla olevan alustavan kappaleen dokumentin alkuun.

Lopputulos:

Outlookissa voit pyytää sitä tiivistämään pitkän viestiketjun ja näin päästä kärryille, että mistä ihmeestä siinä oikein jauhetaan. Voit myös luoda automaattisesti pohjan vastauksellesi.

Excelissä voit pyytää sitä tulkitsemaan taulukossa olevia tietoja tai pyytää apuja Excel-kaavoihin. Tämä Excelin Copilot on mielestäni vielä tällä hetkellä melko keskeneräinen, joten sen varaan en liikoja toivoja laittaisi.

Ihan makeita juttuja, joita ainakaan itse en ennen vuotta 2022 osannut kuvitellakaan julkaistavan näin nopealla aikataululla. Vai mitä itse sanot?

Miten ottaa Copilot for Microsoft 365 hallitusti käyttöön?

On tiettyjä tärkeitä asioita, joita tulee ottaa huomioon Copilotia käyttöönotettaessa. Väärin käyttöönotettuna Copilot joko a) ei toimi odotetulla tavalla tai b) käytön aloittaminen aiheuttaa tietoturvariskin.

Tarkistettavia asetuksia ovat esimerkiksi Office-sovellusten päivitysrytmin tarkistus ja jakamisen käytännöt. Lisäksi on mahdollista, että halutaan rajoittaa mihin tietoihin Copilot pääsee.

Varmista ainakin nämä:

1. Office päivityssykli: Väärässä Office-versiossa olevat käyttäjät eivät voi käyttää Copilot for Microsoft 365 -palvelua sovellusten sisällä.

2. Tiedon jakamisasetukset: Ylijakaminen (oversharing) on yleinen ongelma. Jos koko henkilöstölle kuulumattomat johtoryhmämateriaalit on väärin jaettu niin tässä piilee riski. Copilot on äärimmäisen taitava etsimään kaikki tiedostot, joihin käyttäjällä on teknisesti pääsy vaikka käyttäjä ei itse osaisikaan tietoa löytää.

3. Oikeat lisenssit käyttäjillä? Copilot for Microsoft 365 pohjavaatimuksena käyttäjällä tulee olla joko Business Standard, Business Premium, E3 tai E5 -tasoinen lisenssi.

4. Käyttäjien kannustus, tuki ja seuranta: Jakamalla käyttäjille vinkkejä ja tukea Copilotin käytössä ja seuraamalla käyttöasteen kehitystä voit mahdollistaa, että lisenssi-investoinnista ulosmitataan kaikki ajateltu tuottavuus- ja henkilöstötyytyväisyyshyöty.

Näetkö potentiaalia omaan yritykseesi?

Copilot for Microsoft 365 on todellakin avannut uuden aikakauden työskentelytavoissamme.

Kuten kaikki teknologiat, myös Copilot kehittyy ja paranee jatkuvasti. Tulevaisuus näyttää lupaavalta, ja odotamme innolla, mitä se tuo tullessaan. Haluan rohkaista sinua kokeilemaan Copilotin tarjoamia mahdollisuuksia ja näkemään itse, kuinka se voi muuttaa työskentelytapojasi ja tehdä päivittäisestä työstäsi helpompaa ja hauskempaa.

Kerralla ei tarvitse ostaa käyttöoikeutta kaikille vaan sitä voi kokeilla ensin pienen innokkaan porukan kesken ja kun hyödyt on oikeassa elämässä nähty niin sen jälkeen laajentaa käyttäjäjoukkoa.

Kiinnostaako kuulla lisää mitä Copilot ja muut tekoälyratkaisut voisi tarkoittaa teidän yrityksessänne? Varaa täältä kartoittava demo!